BAFA-Förderung für KI-Beratung 2026: Bis zu 2.800 € Zuschuss, so funktioniert's

Die meisten Mittelständler wissen, dass KI in ihren Prozessen Geld und Zeit freisetzen würde. Trotzdem passiert oft: nichts. Der Grund ist selten Desinteresse. Es ist die Kombination aus unklarem Nutzen, unklaren Kosten und der Sorge, auf das falsche Projekt zu setzen. Genau für diese Situation gibt es ein Förderprogramm, das erstaunlich wenige Unternehmen kennen: Der Staat übernimmt bis zu 80 % der Kosten einer professionellen Beratung.

Was das BAFA-Programm fördert

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) bezuschusst über das Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehmen. Gefördert werden Beratungen zu allen Fragen der Unternehmensführung, von Strategie über Organisation bis Digitalisierung. Eine KI-Strategieberatung, also die Frage „wo lohnt sich KI in unserem Unternehmen, und wie setzen wir es um?“, fällt klar in diesen Rahmen.

Wichtig für die Einordnung: Gefördert wird Beratung, nicht Softwareentwicklung. Das Ergebnis ist eine Strategie mit priorisierten Use-Cases und einem Umsetzungsfahrplan. Die Umsetzung selbst ist ein eigener Schritt danach.

Die Zuschüsse je Region

Bemessungsgrundlage sind Beratungskosten bis 3.500 EUR (netto). Darauf gibt es, je nach Standort Ihres Unternehmens:

Konkret heißt das: Eine Beratung im Wert von 3.500 EUR kostet ein Unternehmen in Magdeburg, Rostock oder Trier effektiv 700 EUR. Ein Unternehmen in München, Hamburg oder Berlin zahlt effektiv 1.750 EUR.

Wer antragsberechtigt ist

• Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland
• Unter 250 Mitarbeitende
• Unter 50 Mio. EUR Jahresumsatz

Das deckt den größten Teil des deutschen Mittelstands ab, vom Maschinenbauer über die Spedition bis zum Software-Haus.

Die wichtigste Regel: erst der Antrag, dann die Beratung

Der häufigste und teuerste Fehler: Die Beratung beginnt, bevor der Antrag gestellt und bewilligt ist. Dann ist der Zuschuss unwiderruflich verloren. Die Reihenfolge ist zwingend: Antrag einreichen, Bewilligung abwarten, erst dann startet die Beratung. Zwischen Antrag und Freigabe liegen in der Regel wenige Wochen.

So einfach kann der Prozess sein

Der Antrag ist der Punkt, an dem viele Unternehmen abspringen: Online-Portal, Formulare, Nachweise, Verwendungsnachweis am Ende. Deshalb übernehmen wir bei Mapular AI den kompletten Prozess. Sie unterschreiben eine Vollmacht, ein kurzes Formular, und wir stellen den Antrag, verfolgen die Bewilligung, liefern die Beratung, den Bericht und bereiten den Verwendungsnachweis vor. Ihr Aufwand bleibt: eine Unterschrift und die Zeit für die Beratung selbst. Wir arbeiten in Förderrunden: Zuerst klären wir die Förderfähigkeit, Ihr Antrag geht dann mit der nächsten Runde ein.

Was Sie am Ende in der Hand haben

• Eine priorisierte Liste der KI-Use-Cases mit dem größten Hebel in Ihrem Unternehmen, bewertet nach Aufwand und Wirkung
• Einen konkreten Umsetzungsfahrplan mit Reihenfolge und Meilensteinen
• Klare nächste Schritte inklusive grober Aufwands- und Kostenschätzung

Damit können Sie intern entscheiden, budgetieren und loslegen, mit uns oder mit jedem anderen Partner. Die Roadmap gehört Ihnen.